PRESENTASI BISNIS

MERENCANAKAN PRESENTASI

Persiapan untuk berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis yang akan dikirimkan kepada audiens. Media presentasi menggunakan saluran komunikasi lisan. Mengingat bahwa pesan harus disampaikan secara lisan, maka perlu dipersiapkan beberapa teknik komunikasi khusus yang berbeda dengan komunikasi tertulis.

A. Menentukan Tujuan
Didalam bisnis secara umum. Tujuan komunikasi bisa dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Memberikan Informasi
salah satu tujuan komunikasi bisnis adalah memberikan informasi. Harapan dari pemberian informasi adalah pemberian umpan balik setelah informasi sampai pada orang yang dituju seperti yang diharapkan pembicara. Misalnya, menimbulkan perubahan sikap, pendapat, perilaku, dan partisipasi.
Dalam proses pemberian informasi, tekanan diletakan pada pemilihan saluran yang tepat. Secara umum, saluran komunikasi dibedakan menjadi tiga, yaitu lisan, tertulis dan elektronik. Untuk mengirimkan pesan dalam bentuk gambar dipilih saluran elektronik dengan media televisi, informasi dalam bentuk isyarat bunyi dikirim dengan media radio atau telepon, dan pesan panjang dan tertulis dapat dikirimkan menggunakan saluran tertulis dengan media surat kabar atau majalah.
Presentasi dengan tujuan memberikan informasi atau menganalisis situasi terjadi jika pembicara dengan audiens berinteraksi dengan pada tingkat sedang. Biasanya, setelah presentasi berakhir atau pada saat presentasi berlangsung, audiens akan mengajukan beberapa komentar atau pertanyaan. Pembicara kemudian akan menanggapi komentar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan.

2. Memengaruhi (Persuasif)
asumsi dasar dalam proses memengaruhi/membujuk adalah bahwa pembicara-audiens dengan sengaja berkomunikasi untuk saling memengaruhi. Dalam hal ini, sikap, pendapat, perilaku, dan partisipasi dapat dipengaruhi.
Dari ketiga tujuan komunikasi bisnis, komunikasi dengan tujuan memengaruhi orang memiliki interaksi pembicara-audiens yang tertinggi. Oleh karena itu, dalam komunikasi tersebut pembicara memiliki kontrol terhadap materi presentasi yang relatif kecil. Pembicara dituntut untuk bersikap fleksibel dalam menyesuaikan materi pembicaraan dengan input-input baru dari audiens. Selain itu, reaksi audiens seringkali berada di luar dugaan sehingga pembicara perlu mempersiapkan diri degan baik.
Presentasi dimulai dengan emberikan fakta-fakta atau gambaran yang meningkatka pemahaman audiens tentang masalah/hal yang dikomunikasikan. Dilanjutan dengan penyampaian argumentasi/alasan-alasan yang mendasari pengaruh/bujukan tersebut dan diakhiri dengan kesimpulan/rekomendasi tertentu. Dalam hal ini, pembicara mengajak audiens untuk berpartisipasi dengan mengekspresikan kebutuhan mereka, menyarankan solusi dan menyusun kesmpulan atau rekomendasi.

3. Memberikan Instruksi
Salah satu agar orang berubah seperti yang diinginkan adalah memberikan instruksi. Pemberian instruksi hanya dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang, misalnya atasan memberikan instruksi kepada bawahan.
Komunikasi dengan tujuan instruktif terjadi pada interaksi pembicara-audiens tingkat sedang sampai rendah. Interaksi sedang terjadi bila pembicara memberikan insrtuksi-instruksi tindaka yang harus dilakukan, alasan tindakan tersebut harus dilakukan, kapan dilakukan, dan bagaimana melakukannya. Saat proses pemberian instruksii sedang berlangsung atau telah selesai, audiens bertanya atau memberikan komentar dan pembicara akan memerikan tenggapan. Sementara itu, interaksi tingkat rendah terjadi jika audiens tidak memberikan tanggapan, baik dengan pertanyaan maupun komentar tertentu. Pada tingkat interaksi yang rendah sebagian besar hasilnya kurang memuaskan. Tidak adanya pertanyaan atau tanggapan menunjukan audiens kurang antusias dengan instruksi yang diberikan.

Masing-masing tujuan komunikasi tersebut akan menjadi dasar dalam menentukan isi pesan, gaya presentasi, dan tingkat interaksi antara pembicara dengan audiens.

B. Menganalisis Audiens
Dalam sebuah presentasi, jumlah audiens dapat terdiri dari beberapa orang saja, puluhan orang, atau bahkan ratusan. Presentasi dengan jumlah audiens yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang berbeda. Hal yang pertama kali harus dilakukan dalam menganalisis audiens adalah mengetahui latar belakang pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi dan hal-hal lain yang menyangkut audiens. Hal terakhir dalam menganalisis audiens adalah bagaimana reaksi audiens terhadap materi yang dipresentasikan. Secara umum, reaksi audiens bisa digolongkan menjadi tiga, yaitu menolak, menerima, dan tidak beraksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi ketiga kemungkinan reaksi audiens tersebut. Meskipun reaksi audiens adaopat diprediksikan sebelumnya, namun reaksi mereka atau sebagian dari mereka kadang-kadang tidak seperti yang diperkirakan. Oleh karena itu, pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi ketiga kemungkinan tersebut.
Secara umum, terdapat tiga audiens populer bagi rencana bisnis seseorang, diantaranya yaitu Konsumen, Karyawan, Kreditor dan Investor. Secara garis besar, perencanaan sama dengan perencanaan dalam pesan tertulis. Dimulai dengan menentukan ide pokok/utama, menyusun garis besar (out line) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi dan menentukan gaya atau pendekatan.
1. menentukan ide poko/utama
ide pokok merupakan penyingkatan dari keseluruhan prsentasi menjadi satu kalimat deklaratif (Curties et all.: 225). Bersamaan dengan penentuan tujuan dan analisis khalayak, pembicara menentukan ide pokok/tema presentasi. Jika tujuan merupakan sesuatu yang harus diraih atau menjadi sasaran, maka ide pokok adalah cara unntuk mencapai tujuan. Intinya ide pokok harus sesuai dengan tujuan.
2. menyusun garis besar
langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis besar atau pokok-pokok pikiran (outline) presentasi. Garis besar atau pokok pikiran akan membentuk kerangka pesan yang akan disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan atau memperjelas ide pokok.
Pesan harus disampaikan secara rinci dan langsung pada intinya. Penyampaian pesan yang berulang-ulang dan penyampaian pesan yang tidak/kurang bermanfaat akan membosankan atau bahkan membingungkan audiens. Selain itu, harus dipilih tentang kata-kata yang sederhana.
3. memperkirakan panjang/lama presentasi
waktu untuk presentasi seringkali sangat dibatasi secara ketat. Dengan demikian, pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang tersedia. Untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/garis besar persentasi. Caranya, kerangka/garis besar yang sudah disusun dicoba untuk dipresentasikan. Pada umumnya, presentasi yang singkat membutuhkan waktu sekitar 10 menit, sedangkan presentasi yang panjang membutuhkan waktu sekitar 60 menit.
4. menentukan gaya/pendekatan
secara umum, presentasi bisa dilakukan dengan pendekatan formal maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk menyampaikan hal-hal yang penting. Misalnya, dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUSP) Direktur mempresentasikan kinerja perusahaan selama satu tahun. Selain itu, dalam presentasi dengan audiens yang jumlahnya banyak, sebaiknya digunakan pendekatan formal. Dalam bisnis, mengumpulkan orang dalam jumlah besar pada satu saat tertentu adalah situasi yang tidak dapat dilakukan setiap saat.

C. Menulis Untuk Audiens
Pada dasarnya tiap audiens memiliki keinginan dan kebutuhan yang berbeda. Namun mereka memiliki tujuan yang sama yaitu ingin memiliki keuntungan dari bisnis tersebut.
Pada point ini, tiap audiens sasaran ini mengharapkan Rencana Bisnis tersebut akan mengandung informasi dan strategi yang akan meyakinkan mereka bahwa bisnis ini memiliki tingkat resiko pinjaman yang bagus atau tingkat investasi yang baik. Mereka mengharapkan rencana dalam bisnis tersebut dibuat dalam format tertentu, mengandung data yang spesifik, dan memiliki kemiripan dengan bisnis lain.
Bukan Anda Audiensnya
Hal pertama yang harus diingat adalah ketika menulis Rencana Bisnis untuk audiens anda adalah Anda tidak menulis untuk diri anda sendiri, atau untuk staf, penasihat, teman atau keluarga dekat anda.
Penting utnuk dicatat bahwa audiens anda sangat mungkin tidak memiliki pengetahuan akan bisnis yang sedang Anda jalankan sebanyak ynang anda miliki. Dan hal tersebut merupakan salah satu alasan mereka butuh membaca rencana yang telah dibuat. Dalam hal ini sangat diperlukan proses pengenalan tentang bisnis yang sedang dibuat, seperti informasi paling mendasar tentang pasar bisnis, tipe bisnis yang sedang anda jalankan, dan pengenalan mendasar lainnya.

Bukan karyawan anda audiensnya
Ketika menulis Rencana Bisnis anda, biasanya akan sulit untuk fokus kepada audiens target. Dan yang harus anda pahami bahwa karyawan anda bukan lah salah satu audiensnya.
Anda akan selalu berada dalam situasi dimana salah seorang (mungkin salah seorang manajer tingkat tingkat tinggi yang dihormati) akan membaca draf rencana bisnis anda dan mengapa informasi yang mereka inginkan tidak dimasukkan dalam rencana bisnis anda.
Melihat hal tersebut anda harus memperhatikan dua hal yang sangat pentingb yang bersangkutan dengan karyawan anda.
• Yang anda tulis adalah rencana bisnis yang ditujukan kepada investor atau kreditor yang menjadi audiens anda. Rencana tersebut tidak ditulis untuk karyawan anda. Jika mereka tidak setuju dengan apa yang tertulis dalam rencana tersebut, anda bisa menjelaskan kepada merekabahwa anda mengerti sudut pandang mereka, hanya saja investor poensial yang dimiliki oleh perusahaan berharap untuk melihat apa yang anda masukan dalam rencana bisnis tersebur.
• Walupun persetuuan atas tuntutan karyawan tersebut membuatnya pergi dari anda membuatnya menjadi lebih bahagia menambahkaninformasi yang tidak relevan dan tidak sesuai, dapat mengurangiefektivitas dari Rencana bisnis tersebut.


MENYUSUN FORMAT PRESENTASI

A. Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan audiens, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar uadiens tertarik dan siap menerima presentasi.

1. Menarik Perhatian Audiens
Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat menarik audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens merupakan faktor penting dalam kesuksesan presentasi.

Menarik perhatian yang menyenangkan dapat diibaratkan seperti melempar umpan untuk mendapatkan ikan. Dalam hal ini, faktor penarik perhatian audiens dapat berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor, dan ketegangan. Berikut akan dibahas masing-masing faktor secara singkat.
2. Intensitas
Cara menarik perhatian dengan intensitas bisa dilakukan dengan menampilkan objek, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki audiens.
3. Gerakan
Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik perhatian audiens.
4. Keakraban
Jika pembicara dapat mengenal audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka pebicara tersebut lebih menarik audiens daripada tidak mengenal sama sekali. Hal seringkali ditemui dalam presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi.
5. Kebaruan
Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu yang teleh dikenalnya. Contoh, seorang sales komputer yang mempresentasikan alat multimedia yang baru ke sebuah perusahaan akan lebih menarik daripada presentasi multimedia yang sudah dimiliki oleh perusahaan.

6. Humor
Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan. Humor dalam presentasi bisnis harus relevan dengan cita rasa yang baik.
7. Ketegangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens. Namun, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik.
8. Membangun kredibilitas
Penampilan yang rapi dan serasi akan meningkatkan kredibilitas pembicara. Umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibilitas yang lebih tinggi.
9. Peninjauan audiens
Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami ini presentasi secara keseluruhan.

B. Bagian Isi (Body)

Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupakan bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagian pembukaan dan bagian pentup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alas an-alasan, dan keseimpulan dikemukakan. Oleh karena itu. Bagian isi harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan-urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.

1. Penekanan struktur/formal

Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar yang ada. Di dalam sbuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (curties at.al. 1996:316). Sebagai contoh, untuk menghubungkan kalimat satu dengan kalimat lain dapat digunakan kata sambung karena, oleh karena itu, lebih dari itu, kebalikan, sebagai contoh, namun demikian, atau akhirnya. Sementara untuk menghubungkan paragraf satu dengan paragraf lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran lain dapat digunakan transisi seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil.

Dalam presentasi, setiap pergantian kalimat, paragraf atau pokok pikiran perlu menekankan hubungan antara satu dengan yang lain. Tidak semua audiens memiliki daya ingat yang luar biasa sehingga tidak semua audiens dapat mengulas apa yang telah dipresentasikan oleh pembicara. Mereka juga tidak dapat membaca kembali halaman-halaman atau bagian-bagian yang baru saja dipresentasikan, dan tidak dapat memhami tanda baca untuk membantu membedakan ide pokok satu dengan ide pokok yang lain. Secara umum, transisi memiliki tiga tujuan: (1) transisi menunjukan bahwa ide pokok/gagasan tercapai (2) transisi memberikan hubungan kepada ide pokok berikutnya; dan (3) transisi meninjau ide pokok yang akan datang

2. Urutan-urutan bagian isi
Bagian isi harus memiliki urutan yang jelas dan logis untuk mempermudah audien dalan memahami presentasi. Urutan-urutan bagian isi akan berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Seperti telah dibahas di depan, pola organisasi pokok pikiran dapat dibedakan menjadi kronologis, spasial, topical, kausal, pemecahan masalah, dan antiklimaks.

Setelah pembicara menentukan pola organisasi atas pokok pikiran yang sesuai, maka urutannya akan mengikuti pola tersebut. Misalnya, untuk presentasi pengajuan anggaran promosi. Departemen Pemasaran tahun 2005, manajer personalia menggunakan urutan kronologikal. Dengan demikianm urutan-urutan bagian isi adalah:

a. Membahas anggaran promosi tahun 2004
b. Membahas anggran promosi tahun 2005
c. Membahas anggaran promosi tahun 2006

Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembiacara memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens, dan situasinya. Dengan demikian, baik pembiacara maupun audiens bisa mencapai tujuannya.

3. Mempertahankan minat audiens
Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi atu batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide-ide pokok presentasi disampaikan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan, dimaksudkan sebagai ”pancingan” agar audiens lebih dahulu tertarik dengan presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi.

Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens; menggunakan bahasa yang jelas, dan menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya.

4. Menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audiens. Maka dapat dipastikan bahwa audiens akan memperhatikan pembicara. Oleh karena itu audiens memiliki suatu kebutuahan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Misalnya, seorang ibu rumah tangga sedang berencana untuk menggunakan mesin cuci ELECTRO LUX, maka tersebut akan mempertahankan presentasi itu. Meskipun demikian apakah ibu tersebut membeli mesin cuci ELECTRO LUX tau merek lain, itu persoalan yang berbeda.

5. Menggunakan bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat merasa bosan. Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang ”familiar”. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusu (jargon). Apabila harus mengunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut. Contohnya, seorang penyuluh pertanian menjelaskan kepada para petani bahwa penggunaan driyer merupakan solusi bila panen dapat diganti dengan kata mesin pengering. Namun juka kata riyer tetap ingin digunakan, penjelasan mengenai artinya harus disertakan.

6. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiar
Audiens tidak selalu terdiri dari orang yang tidak tahu apa-apa mengenai topik yang akan dipresentasikan. Seringkali presentasi dilakukan dengan audiens yang sudah cukup memahami topik yang dipresentasikan atau bahkan memahami topik lebih baik dari pembicara. Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup memahmi, dan sangat memahami, pembicara perlu menghubungkan topik dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat auiens

C. Bagian Penutup
Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, apada bagian ini pembicara harus memperhatikan tiga hal berikut: (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2) mengaris bawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan postif.
1. Meringkas pokok pikiran
sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan di bagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran dan kemudian membacanya adalah untuk megingatkan kembali akan isi presntasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi
2. Menggaris bawahi tahap selanjutnya
secara umum, tujuan presentasi bisnis adalah menginginkan audiens untuk melakukan perubahan tertentu, seprti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karena itu, pembiacara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan bisa diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya mengkin kurang merasa puas.

Hal tersebut tidak secara langsung menimbulkan situasi konfrontatif antara audiens dengan pembicara. Dalam menjawab pertanyaan audiens pembicara harus bersifat objektif, sabar dan tidak berkesan merendahkan. Dengan demikian, sesi tanya-jawab itu dapat membantu pembicara dalam mencapai tujuan presentasi, bukan malah sebaliknya.



VISUAL AID

A. Penggunaan Visual Aid
Dalam presentasi bisnis yang ersifat formal, pembicara memerlukan visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah :

1. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens.
2. Visual aid dpat membantu, baik pembicara maupun audiens, untuk mengingat informasi penting dari presentasi itu.
3. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Setelah membahas beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid yang telah dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton.

B. Menyusun Visual Aid
Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu:
1. Visual aid dalam bentuk tulisan (text visual aid).
Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau untuk menunjukkan garis presentasi.
2. Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid).
Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk grafik disesuaikan dengan kebutuhannya.

Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat membantu presentasi sehingga didapatkan manfaat-manfaat seperti disebutkan di atas tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu dilakukan secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan visual aid yang sederhana adalah agar mudah dipahami oleh audiens.

C. Memilih Media Visual Aid
Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya adalah memilih media untuk menyampaikannya dalam suatu presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer. Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat.

1) Handout
Handout merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya sehingga banyak digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Handout berisikan ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens.

2) Papan tulis dan whiteboard
Papan tulis da whiteboard merupakan media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan. Namun untuk presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu tidak efektif. Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara memasrkan produk baru kepada stafnya.



KETERAMPILAN PRAKTIS DALAM PRESENTASI

Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam presentasi, diantaranya sebagai berikut:
1. Cara berpakaian
Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya:
a. Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.
b. Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan lain-lain.
c. Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju, kancing baju, tali sepatu dan lain-lain.
d. Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal, dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat citra kurang profesional.
2. Pandangan mata
Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi kalau sedikit, pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama, dan juga tidak dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan secara terus menerus pada saat berbicara.
• Presentasi dengan sikap tubuh berdiri
Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka. Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis, membuka file presentasi, atau yag lain.
Sikap yang harus dihindari adalah memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu secara terus-menerus, seperti memegang dasi, taplak meja atau bahkan menggaruk-garuk kepala.
• Suara
Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, harus mendapatkan perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan baik, maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.
• Suara jelas dan keras
Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata-kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens.
• Suara tidak menoton
Kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak menoton. Kata-kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata lain dapat lebih lemah.
• Suara bersemangat
Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat.
• Bahasa
Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa formal. Pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari, karena akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan jargon karena tidak semua audiens mamahaminya.



KESIMPULAN
Sebagian besar orang yang bekerja di dunia bisnis, bahkan di sebagian besar organisasi, pasti sudah mengenal presentasi. Membuat presentasi adalah kegiatan yang nyaris terpisah dari tujuan utama sebuah organisasi. Kemampuan membuat presentasi yang baik adalah sebuah keterampilan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan bisnis manapun, tapi kalau anda benar-benar harus membuat presentasi, di bawah ini ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Pertama, pikirkan dengan hati-hati tentang harapan para pemirsa anda. Mengapa presentasi ini diperlukan, mengapa anda membuatnya, informasi apa ingin anda sampaikan? Rancanglah presentasi anda agar hanya berisi informasi yang paling baik disampaikan secara lisan. Sebagian besar informasi mendetail akan jauh lebih baik bila disampaikan lewat tulisan. Jadi, buatlah handout, dan berikan kepada pemirsa anda setelah presentasi selesai.

Kedua, pikirkan tentang peranan alat bantu visual. Kalau anda benar-benar yakin bahwa kata-kata anda akan makin jelas atau kuat bila dibantu dengan visual, maka buatlah visual tersebut. Tapi, ingat selalu bahwa kata-kata anda lebih penting dari visual tadi. Salah satu alat untuk menciptakan visual adalah Microsoft PowerPoint.

Penggunaan PowerPoint yang salah dapat menjadi penyebab rusaknya presentasi, jauh lebih banyak dibandingkan penyebab lain. Kita manusia sangat pandai memahami gambar dengan cepat, dan sebaliknya, kita tidak begitu cepat membaca tulisan. Makin banyak kata yang harus kita baca, makin lama waktu yang dibutuhkan, dan semakin besar pula gangguan terhadap pemahaman kita akan apa yang sedang diucapkan. Nah, sekarang pikirkan tentang aspek fisik pemirsa anda. Bayangkan orang yang ada di paling belakang. Seberapa besar ukuran huruf anda agar mudah terbaca dari belakang? Jangan sampai anda harus berkata “Maaf, barangkali ada beberapa orang yang tidak bisa membaca tulisan ini….”

Ketiga, latihlah apa yang ingin anda ucapkan. Hitung waktu yang anda butuhkan, dan pastikan bahwa waktu tersebut lebih rendah dari jatah yang anda miliki. Ketika anda menyajikan presentasi, anda akan bicara lebih lambat, dan butuh waktu lebih lama dibandingkan saat latihan.

Keempat, tulislah teks akhir anda, buatlah ringkasan dengan bullet-point, dan berlatihlah menyajikan presentasi memakai catatan tadi. Bila anda merasa visual bisa meningkatkan kesan atau pemahaman, berlatihlah menggunakan visual. Jangan pernah satu kalipun berbicara ketika anda sedang menatap visual. Selalu tatap pendengar anda ketika berbicara. Milikilah kepercayaan diri: jangan pernah menatap visual anda.

Kelima, ingat bahwa anda perlu memulai presentasi anda dengan ringkasan berisi apa yang akan anda bicarakan, dan akhiri dengan ringkasan tentang apa yang telah anda ucapkan. Kalau pemirsa anda mendengarnya hingga tiga kali, mereka mungkin akan ingat sebagian di antaranya!

Keenam, dan terakhir, kalau anda perlu membuat atau menyajikan presentasi dalam bahasa yang bukan bahasa asli anda, anda harus meminta penutur asli mendengarkan presentasi anda lebih dulu untuk memastikan bahwa bahasa, nada, dan pilihan kata yang anda pakai sudah tepat.


DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. komunikasi Bisnis. Yogyakarta: C.V Andi Offset.
http://aimjakarta.com/blog/enam-tips-dalam-membuat-presentasi-bisnis
http://id.shvoong.com/social-sciences/1915656-langkah-profesional-menyampaikan-presentasi-bisnis/
http://www.facebook.com/topic.php?uid=120948272239&topic=17008
Miller, Michael. 2008. Business Plans. Jakarta: Prenada Media Group.


UNTUK LEBIH JELAS DAN LENGKAPNYA, SILAHKAN DOWNLOAD FILE RTF DI SINI.